Wie lassen sich Leads, die über ein Website-Formular eingehen, effektiv verwalten?

Diese Frage stammt von einem Tilda-Nutzer. Wir haben einen Experten gebeten, sie zu beantworten, damit der Ratschlag wirklich hilfreich ist.

Die Leute füllen das Formular auf meiner Website aus, aber ich bin mir nicht sicher, wie ich nun weiter vorgehen soll. Wie kann ich diese Kontakte am besten bearbeiten?

Heather Langley antwortet:

Entscheidend ist dabei, dass Sie über einen strukturierten Prozess zur Speicherung von Lead-Daten verfügen und den Folgeprozess so effizient und effektiv wie möglich gestalten. Hier kommt das Customer Relationship Management (CRM) ins Spiel, das Ihnen die Möglichkeit bietet, den Überblick darüber zu behalten, was passiert, nachdem jemand Kontakt aufgenommen hat.

Wenn Sie sich mit Websites nicht besonders gut auskennen, ist es wahrscheinlich eine gute Idee, einen Website-Baukasten mit integriertem CRM zu wählen. So wird alles an einem zentralen Ort verwaltet, und Sie müssen sich keine Gedanken über die Kosten für einen separaten Dienst machen. Für kleinere Unternehmen ist dies ein beliebter Ansatz, da er die Abläufe vereinfacht und sicherstellt, dass alle Leads schnell von Ihrem Team erkannt und bearbeitet werden.

Es ist wichtig, dass Anfragen die richtigen Ansprechpartner erreichen. Wenn bei Ihnen verschiedene Mitarbeiter für die Bearbeitung unterschiedlicher Arten von Leads zuständig sind, müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine automatische Weiterleitung eingerichtet haben, damit jede Anfrage die richtige Person erreicht und der Absender so schnell wie möglich eine hilfreiche Antwort erhält.

Mit dem richtigen CRM-Setup lässt sich der Prozess viel einfacher verwalten. Wenn Sie einen Website-Baukasten ohne integriertes CRM nutzen oder eine handcodierte Website haben, müssen Sie möglicherweise
auf eine maßgeschneiderte CRM-Software zurückgreifen, um Ihre Leads zu verwalten. Diese lässt sich in Ihre bestehenden Plattformen integrieren und verbindet Ihre Kundendaten über mehrere Standorte hinweg. So wird es wesentlich einfacher, den Überblick über Ihre Vertriebspipelines zu behalten.

Sobald Sie sichergestellt haben, dass alle Ihre Leads zuverlässig erfasst werden, besteht der nächste Schritt darin, festzulegen, wie Sie Ihre Kommunikation gestalten möchten.

Es empfiehlt sich, eine automatisierte E-Mail einzurichten, die an einen Nutzer gesendet wird, sobald dieser eine Anfrage über Ihre Website gestellt hat. Damit bestätigen Sie den Empfang der Nachricht und haben die Gelegenheit, den Nutzer darauf hinzuweisen, dass es einige Tage dauern kann, bis eine Antwort eintrifft.

Ab diesem Punkt ist es am besten, eine persönliche Note einzubringen. Eine individuell verfasste E-Mail von der zuständigen Person innerhalb eines Unternehmens ist immer wertvoller als eine automatisierte Antwort. Dies ist also Ihre Chance, hervorragenden Kundenservice zu bieten und hoffentlich einen neuen zahlenden Kunden zu gewinnen.

Ein wichtiger Bereich, der vielen Unternehmen Conversions kostet, ist das Fehlen von Nachfassaktionen. Es ist zwar einfach, eine erste Antwort zu senden und es dann dabei zu belassen, doch wenn man den Dialog mit einem Interessenten aufrechterhält, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass aus ihm ein Kunde wird. Das Planen von Folge-E-Mails, die zusätzliche Unterstützung bieten oder den Nutzer dazu anregen, den nächsten Schritt zu tun, kann der nötige Anstoß sein, um aus einer Anfrage einen Kunden zu machen – dabei ist es jedoch wichtig, nicht zu aufdringlich zu wirken.

Letztendlich werden nicht alle Anfragen, die Sie erhalten, zu Verkäufen führen, aber je besser Sie Ihre Leads verwalten, desto besser wird das Ergebnis zwangsläufig ausfallen.